Hur ger man tydlig feedback på ett vänligt sätt?

KONSTRUKTIV FEEDBACK PÅ ETT VÄNLIGT SÄTT

Vad är feedback? Feedback betyder att ge återkoppling till någon, det kan vara positiv feedback eller konstruktiv feedback som är utvecklande. Att ge positiv feedback är inte så svårt men att konstruktiv feedback på ett bra sätt kan upplevas svårare. När vi ger det kan vi bli osäkra på hur det kommer att påverka relationen. Hur kommer personen ta emot det som sägs?

Därför kan det kännas svårt att tex ge feedback till medarbetare. Konstruktiv feedback exempel: en medarbetare sköter inte arbetet som förväntas eller drar ner arbetsgruppen genom att alltid leta efter fel. Ja, i dessa fall är det förstås viktigt att förbereda samtalet för att få bästa resultat. Ett hjälpsamt tips är att ge mycket positiv feedback i det dagliga, då blir det lättare att både ge och ta emot konstruktiv feedback.

När vi ger konstruktiv feedback utmanar vi också vår egen plats i gruppen (flocken). Den grupp vi för tillfället befinner oss i motsvarar, på ett omedvetet plan, den enda flock vi tillhörde på savannen och som vi var helt beroende av för att överleva. Om vi utmanar relationen är det dessa omedvetna processer som ligger till grund för att det kan kännas besvärligt att ge tydlig feedback.

Det finns en inbyggd risk, vi vet inte hur det påverkar vår ställning i gruppen. Kommer det vi säger att godtas? Eller kommer vi själva att bli attackerade för det vi säger? Har du grundat rejält med att dagligdags ge feedback till medarbetare, dvs positiv feedback, känns det oftast lättare. Att ge negativ feedback innebär ett visst mått av risktagande. Men det beror helt och hållet på hur vi ger feedbacken.

Vad betyder feedback? Jag tycker att det förutom att det innebär återkoppling också visar på att man bryr sig. Därför kommer här 10 tips om hur du kan ge konstruktiv feedback på ett vänligt sätt så att en bra stämning i relationen kan behållas.

10 TIPS FÖR ATT GE TYDLIG FEEDBACK VÄNLIGT

1. Jag-budskap

Grunden för att feedback ska uppfattas vänligt och inte uppfattas som en attack, är jag-budskap. Börja till exempel med att säga: Jag har sett …

2. Den andres beteende

Jag-budskapet följs direkt av den andres
beteende. Exempel: Jag har sett de roliga mejlen du har skickat till
mig. Istället för: Du skickar alldeles för många mejl till mig.

3. Bekräfta den positiva intentionen

Leta efter och bekräfta den positiva intentionen som personen kan tänkas ha haft med beteendet. Det visar att vi sett och förstått att
personen ville oss väl. Det skapar trygghet i relationen. De ville oss väl, precis som vi vill väl med återkopplingen. Exempel: Mejlen du skickat till mig är ju jätteroliga! Du sprider alltid så mycket glädje omkring dig. Istället för: Det är så störande med alla mejl du skickar.

4. Min upplevelse/känsla

Fortsätt med jag-budskap och tala om vad du känner eller upplever. Exempel: Det är bara det att jag blir så stressad av alla mejl. Jag har så mycket i mitt liv just nu och har alldeles fullt upp med att ta in den information jag behöver känna till för att kunna sköta jobbet bra.

5. Önskemål

Här gäller det att ställa en fråga om ett önskemål du har. Inte komma med krav eller kommando.

6. Få kvitto

Kolla av vilket svar du får och för en dialog vidare beroende på hur svaret blir.

7. Snabb feedback i farten

I vissa situationer behöver feedback ges väldigt snabbt, precis i den stund det händer. Jag träffade all personal på ett bb och under
en förlossning finns det inte tid att sitta ner och ha en längre konversation. Då behövde saken lösas omgående. Då är det bra att använda dessa steg:
• Jag-budskap • Ge förslag på lösning • Ställa en fråga • Få kvitto
Exempel: Jag tänker att vi behöver göra så här istället … Okej?
Istället för: Du har gjort fel. Du måste göra så här.

8. Var generös med validering i vardagen

Om vi daglig dags är frikostiga med validering, (läs mer om i Bemötandekoden kapitel 4) är det lättare att ge återkoppling när något har hakat upp sig. Då finns det redan ett kapital av trygghet
och säkerhet i relationen vilket gör att det ofta känns lättare att ge feedback.

9. Lyssna efter hur andra ger feedback

En del är riktigt skickliga på att ge tydlig feedback på ett respektfullt sätt medan andra gång på gång trampar i klaveret och mest
låter attackerande i sin feedback. Lyssna och lär av både bra och mindre bra exempel.

10.Välkomna själv feedback

Ta själv emot feedback på ett bra sätt. Lyssna in och leta efter den goda intentionen som du tror finns i återkopplingen du får. Då brukar det vara lättare att direkt ta till sig det som sägs utan att hamna i försvar. Ibland är det lätt att direkt komma med förklaringar och ange orsaken till varför det blev som det blev med långa utläggningar. Om vi börjar med det, innan vi tar emot och visar förståelse för den feedback vi har fått, kan det upplevas som att vi inte tar emot återkopplingen.

Få fler tips och fördjupning

Mer utförligt om hur du kan ge tydlig feedback på ett vänligt sätt hittar du i pocketutgåvan av succéboken BEMÖTANDEKODEN.

Lena Skogholm

Lena Skogholm är beteendevetare och pedagog och författare till succéboken Bemötandekoden - Konsten att förstå sig på människor och få ett bättre (arbets)liv.

Lena är en av få med specialisering på hur vi kan ha nytta av hjärnforskning i vardagen på ett mycket konkret sätt. Inspirerande föreläsningar och utbildningar laddade med ny forskning, humor och konkreta verktyg.

” Tack för en magiskt bra temadag, både jag och medarbetarna ger dig högsta betyg."

KOSTNADSFRITT NYHETSBREV

Över 3 000 får redan vårt nyhetsbrev!

Anmäl dig till vårt nyhetsbrev laddat med:

- Inspiration
- Konkreta tips
- Baserat på ny forskning

Helt kostnadsfritt!